Privacybeleid

Ik hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid lees je hoe Feij performance persoonsgegevens verwerkt, op welke wettelijke grondslag, hoe lang gegevens worden bewaard, welke rechten je hebt en hoe je die kunt uitoefenen. Bij vragen kun je altijd contact opnemen via de gegevens onderaan dit document.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Feij performance, vertegenwoordigd door Gijs Feij, sportpsycholoog in opleiding (master Sport en Performance Psychologie · post-masteropleiding tot geregistreerd sportpsycholoog VSPN®), is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG. Feij performance is niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Gijs Feij is zelf het aanspreekpunt voor alle privacy-gerelateerde vragen.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Feij performance kan de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• identiteitsgegevens: naam, geboortedatum, geslacht;
• contactgegevens: adres, e-mail, telefoonnummer;
• sport-context: tak van sport, niveau, club/vereniging, coach;
• hulpvraag en aanleiding voor begeleiding;
• gegevens die tijdens sessies of via vragenlijsten worden verstrekt (waaronder gedachten, gevoelens en gedragingen rond prestaties);
• bij minderjarigen: identiteits- en contactgegevens van de ouder(s)/verzorger(s);
• financiële en administratieve gegevens ten behoeve van facturatie.

Bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG)

Tijdens sessies kunnen onvermijdelijk gegevens over gezondheid, mentale gesteldheid of andere bijzondere categorieën aan de orde komen. Deze bijzondere persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG) en met de hoogste zorgvuldigheid. Je hebt op elk moment het recht deze toestemming in te trekken; dit heeft geen terugwerkende kracht op eerdere verwerkingen.

3. Doelen en wettelijke grondslagen

Feij performance verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, telkens gebaseerd op een van de rechtsgronden van artikel 6 AVG:

• voor de uitvoering van de begeleidingsovereenkomst (planning, dossiervorming, communicatie, evaluatie). Grondslag: uitvoering overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
• voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht. Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
• voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens en voor gebruik van casus-materiaal in intervisie/supervisie in de VSPN-opleiding. Grondslag: uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG, respectievelijk artikel 6 lid 1 sub a AVG);
• voor het beveiligen en verbeteren van de dienstverlening. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), waarbij jouw belangen en fundamentele rechten zwaarwegend zijn meegewogen.

4. Reikwijdte en toepasselijk recht

De verwerking van persoonsgegevens door Feij performance vindt plaats onder de AVG en de Uitvoeringswet AVG. De dienstverlening van Feij performance is nadrukkelijk gericht op prestatieverbetering, persoonlijke ontwikkeling en mentale training. Feij performance is geen zorgaanbieder in de zin van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en verleent geen geneeskundige behandeling in de zin van de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). De aanvullende dossierregels en bewaartermijnen die uit de WGBO en Wkkgz voortvloeien (waaronder de 20-jarige bewaartermijn) zijn daarom in de regel niet van toepassing.

Geen diagnostiek en verwijsbeleid

Binnen de begeleiding worden geen medische of psychologische diagnoses gesteld en worden geen psychische aandoeningen of gezondheidsklachten behandeld. Bij aanwijzingen die duiden op gezondheidsklachten die aanvullende zorg vergen, wordt de sporter en/of Wederpartij hierop gewezen en wordt geadviseerd contact op te nemen met een passende hulpverlener (bijvoorbeeld huisarts, gz-psycholoog of psychotherapeut). Indien in een concreet geval de begeleiding uitzonderlijk toch gericht is op het bewaken of verbeteren van de gezondheid, gelden voor dat traject de aanvullende WGBO-verplichtingen (waaronder de langere bewaartermijn).

5. Bewaartermijnen

• sessie- en dossiergegevens: gedurende het traject en ten hoogste 5 jaar na afsluiting, voor administratieve en zorgvuldigheidsdoeleinden;
• facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht);
• toestemmingsformulieren: gedurende de looptijd van de overeenkomst en 2 jaar daarna;
• gegevens die onder de WGBO vallen: 20 jaar na de laatste sessie, tenzij langer bewaren noodzakelijk is;
• e-mailcorrespondentie: 2 jaar, tenzij deze deel uitmaakt van het dossier of noodzakelijk is voor een lopende opdracht.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens vernietigd of geanonimiseerd.

6. Jouw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• recht op informatie en inzage in de over jou verwerkte persoonsgegevens (artikel 15 AVG);
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16 AVG);
• recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG), behoudens wettelijke bewaarplichten;
• recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG);
• recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG);
• recht op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (artikel 21 AVG);
• recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder terugwerkende kracht (artikel 7 lid 3 AVG);
• recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@feijperformance.com. Feij performance reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst. Ter verificatie kan gevraagd worden om aanvullende identificatie. Aan de uitoefening van deze rechten zijn geen kosten verbonden, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

7. Verwerking van gegevens van minderjarigen

Voor de verwerking van persoonsgegevens van sporters onder de 16 jaar geldt: toestemming van beide met het gezag belaste ouders/verzorgers is vereist (artikel 8 AVG en artikel 7:450 BW naar analogie). Voor sporters van 12 tot 16 jaar wordt daarnaast de instemming van de sporter zelf gevraagd. Vanaf 16 jaar geeft de sporter zelf toestemming en beslist zelf over inzage en overige rechten. Bij scheiding of gedeeld gezag draagt de aanmeldende ouder er zorg voor dat de andere gezaghebbende ouder op de hoogte is van en instemt met de begeleiding, tenzij bij rechterlijke uitspraak anders is bepaald.

8. Verstrekking aan derden en verwerkers

Feij performance schakelt in het kader van de dienstverlening de volgende categorieën verwerkers in:

• een boekhouder en/of boekhoudsoftware voor administratieve en fiscale verwerking;
• een beveiligde e-mail- en agenda-omgeving;
• een supervisor en/of intervisie-groep in het kader van de VSPN-opleiding. Casusinbreng vindt uitsluitend geanonimiseerd plaats en, waar wettelijk vereist, met jouw voorafgaande toestemming;
• een AI-assistent voor administratieve tekstverwerking (zoals opmaak van verslagen op basis van geanonimiseerde aantekeningen). Deze AI-assistent wordt uitsluitend gevoed met geanonimiseerde informatie waaruit jouw identiteit niet redelijkerwijs herleidbaar is. De AI-verwerking is ingesteld zodat gegevens niet gebruikt worden voor training van modellen.

Met alle verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG. Persoonsgegevens worden niet aan andere partijen verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht is (zoals bij een gerechtelijk bevel), noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, of jij daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

Doorgifte buiten de EER

Voor zover verwerkers gebruik maken van infrastructuur buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt Feij performance ervoor dat passende waarborgen zijn getroffen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van standaardbepalingen inzake gegevensbescherming (Standard Contractual Clauses) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Overleg met andere behandelaar of coach

Indien het in het kader van de begeleiding waardevol is om te overleggen met bijvoorbeeld een coach, huisarts of andere behandelaar, gebeurt dit alleen na jouw voorafgaande schriftelijke toestemming, vastgelegd in een apart toestemmingsformulier.

9. Beveiliging van jouw gegevens

Feij performance heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige toegang, waaronder:

• een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid met sterke wachtwoorden en tweefactor-authenticatie waar beschikbaar;
• pseudonimisering en/of versleuteling van gegevens waar zinvol;
• opslag op AVG-conforme systemen die zich bevinden binnen de EER, tenzij passende waarborgen zijn getroffen (zie sectie 8);
• versleutelde back-ups om gegevens te kunnen herstellen bij incidenten;
• papieren notities worden zoveel mogelijk vermeden en, indien gebruikt, bewaard in een afgesloten kast en zo spoedig mogelijk gedigitaliseerd en vernietigd;
• geheimhoudingsplicht voor alle personen die namens Feij performance van gegevens kennis kunnen nemen;
• periodieke evaluatie en, indien nodig, aanscherping van de beveiligingsmaatregelen.

Datalek

Bij een (vermoeden van een) datalek volgt Feij performance het protocol conform de Meldplicht Datalekken. Voor zover wettelijk vereist wordt de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur geïnformeerd en worden betrokkenen onverwijld op de hoogte gebracht wanneer het lek een hoog risico voor hun rechten en vrijheden inhoudt.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

Feij performance kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De actuele versie is te vinden op feijperformance.com en wordt op verzoek verstrekt. Wezenlijke wijzigingen worden zoveel mogelijk vooraf gecommuniceerd aan bestaande cliënten.

11. Contactgegevens

Feij performance, Gijs Feij
Sportpsycholoog in opleiding (master Sport en Performance Psychologie · VSPN-opleidingstraject)
Vestigingsplaats: Meppel, Nederland
E-mail (ook voor privacy-vragen en verzoeken): info@feijperformance.com
Website: feijperformance.com
KvK: 72854154 · BTW-ID: NL002385323B12

Dit privacybeleid versie 2.1 is opgesteld in juli 2026 en kan periodiek worden bijgewerkt. De actuele versie is beschikbaar op feijperformance.com.